Elektronická fakturace

    Tisíce faktur, každá na jiném typu papíru, každá v jiném formátu, spousta ruční práce. Vaše každodenní trápení? Chcete-li se vyvarovat této situace, využijte naše řešení automatizace likvidace faktur. Naše řešení zahrnuje jak proces pro faktury vydané (fakturace odběrateli), tak proces pro faktury přijaté. Řešení významně zkracuje dobu schvalování faktur a přináší okamžitý přehled o stavu schvalování jednotlivých dokladů. Originální papírové dokumenty jsou při pořízení elektronické verze faktury s jejich elektronickými verzemi svázány jednoznačným identifikátorem, případně čárovým kódem. Uživatelé mají přístup k fakturám na základě oprávnění a v procesu lze nastavit vzájemné zastupování uživatelů.

    Postup pro faktury vydané:
    1) Vystavení běžné odběratelské faktury v modulu SAP SD a její zaúčtování v modulu SAP FI

    2) Vystavení dokladu pro odběratele (systém sám rozezná, jaká forma elektronické faktury má být vystavena)


    • Ve formátu PDF s elektronickým podpisem → odeslání e-mailem s automatickým
      textem;
    • Ve formě EDI datové zprávy → odeslání přímo do systému odběratele.

    Postup pro faktury přijaté:
    Naše řešení využívá propojení mezi systémem SAP a elektronickým archivem u obou podporovaných formátů (PDF, datový formát ISDOC). Při vložení došlé faktury do elektronického archivu jí systém přidělí automaticky číslo, pod kterým je následně evidována i v systému SAP. Na základě tohoto spojení je poté možné ze systému SAP do elektronického archivu přenášet jednotlivé statusy, které faktura má, až do svého konečného vyrovnání. V případě, že dojde ke stornu faktury v systému SAP, elektronický archiv automaticky zobrazí status storno. V následujícím textu je nastíněn postup procesu u obou formátů.

    Faktura PDF:

    1) Příjem faktury e-mailem

2) Uložení PDF do elektronického archivu a přidělení čísla status pořízeno

3) Nepovinné schvalovací proces v elektronickém archivu ještě před zaúčtováním do SAP status schváleno

4) Zaúčtování faktury v SAP status zaúčtováno

5) Úhrada faktury automatickým platebním programem status vyrovnáno

6) Zobrazení elektronického originálu faktury přímo ze systému SAP.

    Faktura v datovém formátu (ISDOC):


    1) Příjem faktury přímo do elektronického archivu  status pořízeno

    2) Automatický konfirmační email dodavateli o zařazení jeho faktury do zásobníku přijatých faktur

    3) Nepovinné schvalovací proces v elektronickém archivu ještě před zaúčtováním do SAP status schváleno

    4) Automatické předběžné pořízení faktury v SAPFI (režijní faktury) nebo SAPMM (faktury s objednávkou) status předběžně pořízeno

    5) Manuální kontrola, případné doplnění údajů a zaúčtování faktury status zaúčtováno

    6) Úhrada faktury status vyrovnáno

    7) Zobrazení elektronického originálu faktury přímo ze systému SAP

    Automatické účtování přijaté faktury v datovém formátu může být založeno na následujících pravidlech:

  • Při účtování ve vztahu k objednávce dodavatel eviduje číslo objednávky. Toto číslo je pak automaticky zařazeno do datové zprávy a slouží jako spojovací prvek pro zaúčtování faktury ve Vašem systému.
  • Při účtování režijních faktur existuje v systému SAP ke každému fakturovanému materiálu dodavatele účetní předpis, který stanovuje účty, nákladová střediska, zakázky, apod.