ELO - EVIS - Archivace a schvalování smluv
Využíváte k zaznamenání obchodních vztahů smluvní dokumenty? Obsahují mnoho příloh nebo dodatků? Jestli se navíc jedná o velký počet smluv, pak vám nezávidíme. Je třeba mít systém ukládání, např. takový, jaký jsme připravili u nás.
Centrální archiv smluv je elektronické úložiště dokumentů smluv v přehledné hierarchické struktuře. Originální papírové dokumenty lze spojit s jejich elektronickou podobou prostřednictvím jednoznačného identifikátoru, případně čárového kódu. Ten je možné využít i pro automatizaci zařazení dokumentu do archivu. Řešení umožňuje verzování rozpracovaných smluv i převod finální verze do needitovatelné podoby.
Pro klasifikaci dokumentů smluv (vyplnění popisných údajů) lze využít předdefinovaných hodnot, systém je schopen přebírat i číselníky z externích systémů, což umožňuje rychlé zpracování dokumentů. Smlouvy lze pohodlně třídit podle hodnot jednotlivých klasifikačních údajů: typu smlouvy, dat platnosti apod. Samozřejmostí je jednoduché a intuitivní vyhledávání jednotlivých dokumentů a možnost prohledat dokumenty fulltextem.
V rámci řešení archivu smluv nabízíme i možnost automatizace procesu přípravy a schvalování smluv prostřednictvím workflow, dále publikaci dokumentů do externích systémů (intranet, účetní aplikace apod.).
Archiv smluv lze výhodně propojit s účetnictvím v SAP ERP:
- propojení číselníků ze SAP ERP do archivu (kmenová data dodavatelů, odběratelů apod.),
- automatické generování úkolů v SAP ERP z prostředí ELO,
- přímý přístup k dokumentům uloženým v archivu ze SAP ERP.