SAP/ELO - Workflow pro vyřazení majetku
Na proces schvalování majetku bývají navázány rozsáhlé schvalovací procedury, při kterých vznikají dokumenty nutné pro následné účetní vyřazení majetku z evidence. Naše řešení sjednocuje proces vyřazení majetku v rámci decentralizovaných společností, centralizuje veškerou dokumentaci a umožňuje monitoring procesu. Jednotliví řešitelé úkolu Řešitelé jsou identifikování na základě dat z modulu HR systému SAP. Řešení je založeno na integraci DMS systému ELO se SAP.
Zadání požadavku:
Výchozím bodem pro zahájení procesu je zadání návrhu na vyřazení majetku kompetentní osobou, prostřednictvím interaktivního formuláře na intranetu. Na jeho základě se po automatickém ověření údajů o majetku v SAP® (zda majetek existuje a je aktivní) vygeneruje Work-Flow v ELO pro schválení návrhu.
Schvalovací proces:
Schvalovací proces vyřazení majetku je řešen jako hierarchie o několika úrovních. Zpracování každé úrovně podléhá určité roli (vedoucímu NS, řediteli...) a je časově limitováno. Konkrétní zpracovatel (představitel role) je identifikován na základě organizační struktury podniku definované v modulu HR systému SAP®. Příslušný zpracovatel je e-mailem v Outlooku upozorněn na nový Work-Flow úkol, ve kterém je uveden i termín pro vyřešení úlohy. Výsledek svého rozhodnutí uvede zpracovatel do barevně zvýrazněné části formuláře. Zpracovatel má k dispozici vyjádření předchozích schvalovatelů a v průběhu procesu vznikající dokumenty (vyjádření servisu o neopravitelnosti majetku, apod.), které jsou přílohou návrhu na vyřazení. V případě, že zpracovatel nevyřeší úkol ve stanoveném termínu, je úkol přeposlán na zástupce, který je definován v organizační struktuře podniku. V případě, že úkol nevyřeší ani zástupce, je zaslána informace o dané situaci na ServiceDesk, který dle informace od garanta modulu AM stanoví jiného zpracovatele daného úkolu.
Vyřazení majetku z evidence v SAP:
Po schválení návrhu na vyřazení a doložení všech dokumentů (protokol o fyzické likvidaci, prodejní smlouva, doklad o úhradě odběratelem, atd.), je v SAP® vygenerována úloha Work-Flow k vyřazení majetku z evidence. Zpracovatel úlohy je opět identifikován dle organizační struktury podniku v modulu HR.
Při zpracování úlohy se zobrazí:
- Dokument Zápis o vyřazení majetku, který je výsledkem schvalovacího procesu v ELO a obsahuje údaje potřebné k vyřazení majetku
- Dialogové okno s transakcí k vyřazení majetku – transakce dle schváleného způsobu vyřazení
Po zaúčtování vyřazení majetku z evidence v systému SAP® se automaticky vytvoří propojení dokumentů týkajících se vyřazení majetku (Návrh na vyřazení investičního majetku, Zápis o vyřazení investičního majetku, Protokol o fyzické likvidaci, Prodejní smlouva, atd.) na kartu majetku.
Přínosy:
- Odstranění časových prodlev v procesu schvalování
- Možnost monitorování průběhu procesu vyřazení majetku
- Sjednocení procesu v rámci celé společnosti
- Centralizace veškeré relevantní dokumentace v elektronické formě
- Propojení příslušných dokumentů s účetnictvím investičního majetku
- Automatická identifikace schvalovatelů a zástupů dle organizačního schématu firmy
- Intuitivní práce s formuláři