EPR – Elektronická nákupní žádanka
Systém EPR – Elektronická nákupní žádanka – umožňuje optimalizaci (automatizované bezpapírové zpracování dokladů), standardizaci (jednotný způsob, definovaný pracovní postup) a centralizaci (jeden systém dostupný z jednotlivých lokalit) vybraných firemních procesů v oblasti logistiky.
Popis řešení
EPR – Elektronická nákupní žádanka, je aplikace, která elektronicky řeší vyřizování žádanek na nákup od momentu jejich vzniku až po vystavení požadavku na objednávku. Elektronickou žádanku může vytvořit oprávněný uživatel. Žádanka prochází schvalovacím workflow k jednotlivým schvalovatelům a po posledním schválení je na jejím základě vytvořen požadavek na objednávku v SAP ERP. Žadatelé jsou v průběhu celého procesu nákupu informování o stavu jejich žádanky.
Technická architektura EPR
Aplikace EPR komunikuje přímo se systémem SAP ERP. Prezentační rozhraní pro běžné uživatele je realizováno jako webová aplikace a uživatel pracuje pouze s internetovým prohlížečem (MSIE). Administrační část je přístupná prostřednictvím klienta SAP GUI. EPR jako webová aplikace zachovává výhodu snadné dostupnosti a údržby.
Uživatelské role a oprávnění
Aplikace Elektronická nákupní žádanka rozlišuje tři stupně oprávnění. Úroveň v roli Žadatel má oprávnění k vytváření, úpravám a vyhledávání nákupních žádanek. Schvalovatel je oprávněn elektronické žádanky schvalovat, vyhledávat i upravovat. Administrátor vstupuje do systému neomezeně. Veškeré změny v elektronické žádance jsou v systému evidovány.
Schvalovatel si v systému zobrazí žádanky čekající ke schválení. Přímo ve výčtu žádanek je schvalovateli umožněno žádanku schválit, zamítnout a prohlédnout si přiložené soubory. Schvalovateli je mimo jiné na první pohled zobrazeno datum založení, jméno žadatele i celková hodnota žádanky. V detailu žádanky je možné provádět úpravy a doplnění. Veškeré změny jsou evidovány v historii změn.
Výhody aplikace EPR
- Zajištění průběhu schvalovacích procesů podle firemních potřeb
- Přehledný vzhled, jednoduché ovládání, výstižné zprávy a upozornění
- „Inteligentní“ chování (zobrazování voleb dle průběhu zpracování nebo oprávnění)
- Přímá a okamžitá integrace se systémem SAP ERP (nedochází k chybovosti, není potřeba transportovat data offline)
- Po dokončení schvalování následuje automatické založení požadavku na objednávku v SAP ERP MM, systém dynamicky přiřazuje schvalovatele podle nastavení struktury a schvalovacích scénářů v systému EPR a v SAP ERP HR
- Možnost odeslání žádanky ke schválení i s upozorněním (systém informuje relevantního uživatele, aby doplnil data do žádanky nebo v SAP ERP) a sledování průběhu zpracování žádanky, vč. historie změn
- Sledování uživatelů v aplikaci (přístup uživatelů, změny v žádankách, schvalovací proces)
- Provádění změn v žádance v průběhu procesu schvalování
- Omezení přístupu k datům pomocí prostředků oprávnění (na skupiny materiálů, závody, sklady,…)
- Možnost vyhledávání a okamžité kontroly podle aktuálních dat v SAP ERP (např. závody, sklady, nakupované materiály, nákladová střediska, skupiny nákupu a další vlastnosti materiálu nebo předmětu objednávky)
- Možnost zobrazení stavů zásob objednávaných materiálů
- Další typy kontrol pro zajištění úplnosti a konzistence dat, tvorba přehledů, vyhledávání, filtrování a třídění dat
- Pohodlná administrace systému (zavádění uživatelů, nastavení zástupců, customizace aplikace, správa chybných žádanek,…)
- Možnost připojení příloh (word, excel, pdf, txt,…)