Workflow pro vyřazení majetku

Na proces schvalování majetku bývají navázány rozsáhlé schvalovací procedury, při kterých vznikají dokumenty nutné pro následné účetní vyřazení majetku z evidence. Naše řešení sjednocuje proces vyřazení majetku v rámci decentralizovaných společností, centralizuje veškerou dokumentaci a umožňuje monitoring procesu. Jednotliví řešitelé úkolu jsou identifikování na základě dat z modulu HR systému SAP. Řešení je založeno na integraci DMS systému ELO se SAP.

Zadání požadavku:

Výchozím bodem pro zahájení procesu je zadání návrhu na vyřazení majetku kompetentní osobou, prostřednictvím interaktivního formuláře na intranetu. Na jeho základě se po automatickém ověření údajů o majetku v SAP® (zda majetek existuje a je aktivní) vygeneruje Work-Flow v ELO pro schválení návrhu.

Schvalovací proces:

Schvalovací proces vyřazení majetku je řešen jako hierarchie o několika úrovních. Zpracování každé úrovně podléhá určité roli (vedoucímu NS, řediteli...) a je časově limitováno. Konkrétní zpracovatel (představitel role) je identifikován na základě organizační struktury podniku definované v modulu HR systému SAP®. Příslušný zpracovatel je emailem v Outlooku upozorněn na nový Work-Flow úkol, ve kterém je uveden i termín pro vyřešení úlohy. Výsledek svého rozhodnutí uvede zpracovatel do barevně zvýrazněné části formuláře. Zpracovatel má k dispozici vyjádření předchozích schvalovatelů a v průběhu procesu vznikající dokumenty (vyjádření servisu o neopravitelnosti majetku, apod.), které jsou přílohou návrhu na vyřazení. V případě, že zpracovatel nevyřeší úkol ve stanoveném termínu, je úkol přeposlán na zástupce, který je definován v organizační struktuře podniku. V případě, že úkol nevyřeší ani zástupce, je zaslána informace o dané situaci na ServiceDesk, který dle informace od garanta modulu AM stanoví jiného zpracovatele daného úkolu.

Vyřazení majetku z evidence v SAP:

Po schválení návrhu na vyřazení a doložení všech dokumentů (protokol o fyzické likvidaci, prodejní smlouva, doklad o úhradě odběratelem, atd.), je v SAP® vygenerována úloha Work-Flow k vyřazení majetku z evidence. Zpracovatel úlohy je opět identifikován dle organizační struktury podniku v modulu HR.

Při zpracování úlohy se zobrazí:

  • Dokument Zápis o vyřazení majetku, který je výsledkem schvalovacího procesu v ELO a obsahuje údaje potřebné k vyřazení majetku.
  • Dialogové okno s transakcí k vyřazení majetku - transakce dle schváleného způsobu vyřazení.

Po zaúčtování vyřazení majetku z evidence v systému SAP® se automaticky vytvoří propojení dokumentů týkajících se vyřazení majetku (Návrh na vyřazení investičního majetku, Zápis o vyřazení investičního majetku, Protokol o fyzické likvidaci, Prodejní smlouva, atd.) na kartu majetku.

Přínosy:

  • Odstranění časových prodlev v procesu schvalování
  • možnost monitorování průběhu procesu vyřazení majetku
  • sjednocení procesu v rámci celé společnosti
  • centralizace veškeré relevantní dokumentace v elektronické formě
  • propojení příslušných dokumentů s účetnictvím investičního majetku
  • automatická identifikace schvalovatelů a zástupů dle organizačního schématu firmy
  • intuitivní práce s formuláři