Inventarizace majetku pomocí QR kódů

Rozvojové řešení využívá technologie dvourozměrných čárových kódů, která díky rychlému skenování informací z QR kódu umožňuje významně uspořit čas a zpřesnit výsledky inventury díky eliminaci manuálního zápisu.

Dodávané řešení je efektivním nástrojem pro provedení inventury majetku v souladu s platnou legislativou, případně s možností doplnění řešení podle vašich vlastních potřeb.

Postup inventury

Předpokladem pro provádění inventury pomocí QR kódů je označení majetku samolepicími etiketami. Tyto etikety obsahují základní informace o majetku, které jsou uloženy v systému SAP: jednoznačné číslo majetku, slovní označení majetku a QR kód. Tisk etiket je prováděn přímo ze systému SAP.

Pro majetky s větším fyzickým opotřebením je možné použít odolnější materiál, např. kovové štítky. Pro nehmotný majetek a majetky, kde je použití etikety nevhodné, je vytištěna evidenční karta, na kterou lze příslušnou etiketu umístit. Vlastní snímání QR kódů se pak realizuje pomocí mobilního terminálu se snímací kamerou a instalovaným softwarem.

Jednotlivé kroky inventury

1) Založení řádné či předávací inventury v SAP
2) Export dat majetku do mobilního terminálu se snímačem QR kódu
3) Provedení fyzické inventury snímáním QR kódu
4) Export dat z terminálu do SAP
5) Uzavření inventury
6) Vytvoření a vytištění protokolu o inventuře

Rozsah inventury

Inventuru je možné provádět v různém rozsahu podle potřeby inventarizace majetku:

Řádná inventura
pro potřeby inventarizace vyplývající z legislativy, inventarizuje se všechen majetek. Inventura je založena pro lokalitu a majetek je zablokován proti změnám a účtování po dobu běhu inventury. Účtování nedokončených investic a pořizování nových majetků je nadále možné.

Předávací inventura
slouží pro průběžnou kontrolu nebo pro předání majetku mezi zaměstnanci. Inventuru je možné založit na nákladové středisko nebo na osobní číslo. Při tomto typu inventury nedochází k blokaci změn a účtování o majetku v systému SAP.

Namátková inventura
slouží pro inventarizaci majetku s možností omezení na nákladové středisko (nebo více nákladových středisek), osobního čísla (nebo více osobních čísel) a třídy majetku (nebo více tříd majetku). Tento druh inventury neblokuje majetek vůči účtování.

Výstup inventury

Inventurní protokol z hlediska účtů hlavní knihy, který slouží jako podklad pro účetnictví.
Inventurní protokol o fyzické inventuře, který slouží jako podklad pro aktualizaci údajů o evidenci majetku.

Výsledkem inventury jsou reporty, které obsahují číslo investičního majetku, označení majetku a výsledek fyzické inventury (rozdíl v umístění na středisku/místnosti, potvrzení správného umístění, ztráta, nový majetek – majetek, který vznikl v průběhu inventury, byl opatřen QR kódem a nasnímán).

Nadstavbové funkcionality

Automatické vyrovnání inventurních rozdílů – nákladové středisko, místnost.
Automatické vyrovnání inventurních rozdílů – vyřazení majetku.

Přínosy řešení

Efektivní inventarizace (úspora času).
Prokazatelnost inventury v souladu s platnou legislativou.
Zpřesnění výsledků inventury a eliminace chyb.
Možnost monitorování stavu inventury v průběhu procesu.
Automatické vytvoření protokolů o fyzické a účetní inventuře – podklady pro vyrovnání inventurních rozdílů.
Možnost zákaznických úprav řešení dle individuálních potřeb zákazníka.
Řešení nezasahuje do nastavení systému, který definuje funkčnost procesů v jednotlivých modulech.

Technická vybavenost

Předpokladem nasazení řešení je evidence majetku v systému SAP. Terminály komunikují přímo se systémem SAP a nevyžadují pořízení dalšího software.

V rámci realizace řešení zajistíme dodávku potřebného technického vybavení, nebo je možné zapůjčit hardware pro provedení inventur z našeho majetku.

Řešení je připraveno i pro systém SAP S/4HANA.

Reference

Pomocí našeho řešení Inventarizace majetku monitorují potřebné položky tyto významné společnosti:

Skupina PRECIOSA – řádově pro 166 000 položek majetku
Škoda Auto a.s. – řádově pro 45 000 položek majetku
Model Obaly, a.s. – řádově pro 10 000 položek majetku
Swoboda CZ, s.r.o. a Swoboda – Stamping, s.r.o. – řádově pro 7 000 položek majetku