Evidence IT majetku SHS v SAP

Řešení pro evidenci IT majetku SHS (správa hardware a software) v SAP je účinným prostředkem dosažení úspor a zvýšení efektivity v oblasti správy IT. Tyto informace máme ověřeny na základě zkušeností s implementací nástroje pro tisíce zařízení.

Navrhované řešení centralizace informací v SAP vychází ze skutečnosti, že je možné navzájem integrovat informace z oblasti evidence hardware, software a oblasti business procesů jako je účetnictví, správa majetku, materiálové hospodářství, personalistika, a další. Vše je tak k dispozici přímo v systému SAP a není nutné udržovat zdrojová data v externích systémech. Výhodnou jsou široké možnosti konfigurace řešení, promyšlená koncepce a vysoká modularita systému s možností doprogramování požadovaných funkcionalit. Systém je připraven na zpracování velkého množství dat spojeného se správou tisíců koncových zařízení uživatelů.

Standardní funkcionalita

Navrhované řešení vychází ze skutečnosti, že v SAP jsou navzájem integrovány business procesy, jako je účetnictví, správa majetku, materiálové hospodářství, personalistika, a další. Z hlediska ITIL databáze CMDB (konfigurační databáze) čerpá informace právě z objektů těchto procesů a je s nimi úzce provázána. V rámci evidence HW a SW jsou tedy informace z CMDB, které se k těmto procesům vztahují, k dispozici přímo v systému SAP a není nutné je udržovat mimo, v externích systémech. Použité objekty pro evidenci HW umožňují doplňovat vlastní uživatelská pole pomocí tzv. klasifikace, sledovat záruky, sledovat prováděné změny apod. Nad těmito strukturami je pak vybudováno add-on řešení formou doplňujících reportů, formulářů, programů umožňujících provádět hromadné změny apod.

Evidence HW

Hardware je evidován na úrovni komponent, případně sestav komponent. Sestavou komponent se rozumí sdružení komponent, které vytvářejí nějaký logický celek, např. sestavu. Každá komponenta má svou jednoznačnou identifikaci, vedenou v evidenční kartě. Komponenty jsou členěny dle typů. Kromě obecných společných údajů obsahují i specifické klasifikační údaje. Záznamy mají vazbu do evidence majetku a evidence uživatelů. Umožňují též použití číselníku pro umístění a připojení tzv. partnerů – typicky uživatele výpočetní techniky, správce IT atd.

Výčet druhů objektů ve standardní funkcionalitě

Standardní funkcionalita obsahuje cca 20 typických druhů objektů (typů komponenty) jako jsou PC, notebooky, monitory, tiskárny, síťové prvky apod.

Předpokládáme, že se bude jednat o PC, notebooky, monitory, tiskárny, UPS, servery, síťové prvky, apod. – bude upřesněno v rámci funkční a technické specifikace. Vzhledem k možnostem systému bude zákazník po proškolení správce aplikace, které je součástí dodávky, schopen samostatně přidávat nové druhy objektů a nové atributy.

Další funkcionality řešení evidence HW

Reporting – reporty pro výběr komponent. Vzhledem k vazbě na další moduly SAP (AM, HR) lze vytvářet reporty nejen ze základních a klasifikačních údajů, ale také z těchto modulů. Je možné tedy např. vytvářet dotazy s vazbou na nákladové středisko uživatele.

Evidence oprav HW – umožňuje evidovat prováděné opravy HW, sledovat je a vyhledávat v nich.

Passport PC – umožňuje tisk protokolů o HW předávaném uživateli. Správce IT dává tento protokol k podpisu uživateli při předání techniky do užívání. Protokol obsahuje seznam komponent a volitelný text, např. výňatek ze směrnice „Pravidla a povinnosti uživatele IS“.

Revize elektro – je pomocný nástroj pro provádění a evidenci revizí dle ČSN 33 1610. Nástroj umožňuje reviznímu technikovi evidenci všech naměřených hodnot při revizi daného zařízení, jak to vyžaduje norma, a následný tisk protokolu. Součástí je report pro vytváření seznamu zařízení, která v daném časovém období vyžadují provedení revize.

Evidence SW – registr aplikací

Tento nástroj rozšiřuje evidenci HW do oblasti SW a SW auditu. Základním stavebním prvkem je číselník aplikací. Mezi typicky evidované údaje v číselníku patří: Název SW, Výrobce, Dodavatel, Verze, Kategorie SW, Správce aplikace, Umístění instalačního balíku, Umístění originálních instalačních zdrojů (DSL). Správce IT po instalaci SW na PC provede v Registru aplikací přiřazení SW z číselníku k SW instalovanému na PC.

Výhody

Rychlá průběžná evidence SW instalovaných na PC ve firmě, možnost tvorby reportů o instalovaném SW, přehledů počtů instalovaných SW, přehledů SW na PC, apod. Možnost tisku protokolu instalovaného SW a spojení s Passportem PC – tlak na uživatele, aby používali legální SW a nezasahovali do konfigurace HW. Úspora práci při SW auditu úplný SW audit renomovanými SWA nástroji, s detailním vyhodnocením scanů, je možné provádět v delších časových intervalech.

Seznam funkcí Registru aplikací

Číselník SW
Instalace aplikací včetně hromadných
Reporty
Passport SW instalovaného na PC

Proškolení správce aplikace

Součástí dodávky standardní funkcionality je proškolení správce, a to formou spolupráce při implementaci a navazujícím doplňujícím školení.

Možnost rozšíření funkcionality

Obecné vazby mezi konfiguračními položkami

Standardní funkcionalita neobsahuje obecně řešené vazby typu „parentchild“, „conected to“ a „depends on“ vyžadované specifikací CMDB podle ITIL, ale pouze jednoduché vazby „parentchild“, například mezi sestavou, komponentami a podkomponentami. Funkcionalitu lze tímto směrem dále rozšířit, ale vzhledem ke komplexnosti řešení, možnostem zadání, typům vazeb, kontrole stavů, způsobům procházení stromovou strukturou, apod., je pro zpracování bližší nabídky nezbytný upřesňující workshop a základní analýza.

Konfigurační rozhraní

Další možností rozšíření funkcionality je vytvoření konektorů pro externí aplikace, např. vazba s nástroji SW auditu, nástroji ITSM, apod. Realizace projektu předpokládá, že zákazník má již implementovány business procesy v oblasti IT a v SAP implementován číselník umístění HW.

Výhodou řešení je především centralizace informací v SAP a možnost navzájem provázat informace z oblasti evidence HW, SW a oblasti business procesů, jako je účetnictví, správa majetku, materiálové hospodářství, personalistika, a další. Tato data jsou tak přístupná na jednom místě v centrálním systému ERP SAP bez nutnosti integrace s dalšími externími systémy. Věříme, že námi nabízené řešení přispěje ke zvýšení kvality a zefektivnění stávajících činností v oblasti správy IT.