Elektronická fakturace v SAP
Tisíce faktur, každá na jiném typu papíru, každá v jiném formátu, spousta ruční práce. Vaše každodenní trápení? Chcete-li se vyvarovat této situace, využijte naše řešení automatizace likvidace faktur.
Naše řešení zahrnuje jak proces pro faktury vydané (fakturace odběrateli), tak proces pro faktury přijaté. Řešení významně zkracuje dobu schvalování faktur a přináší okamžitý přehled o stavu schvalování jednotlivých dokladů. Originální papírové dokumenty jsou při pořízení elektronické verze faktury s jejich elektronickými verzemi svázány jednoznačným identifikátorem, případně čárovým kódem. Uživatelé mají přístup k fakturám na základě oprávnění a v procesu lze nastavit vzájemné zastupování uživatelů.
Postup pro faktury vydané
- Vystavení běžné odběratelské faktury v modulu SAP SD a její zaúčtování v modulu SAP FI
- Vystavení dokladu pro odběratele (systém sám rozezná, jaká forma elektronické faktury má být vystavena)
- Ve formátu PDF s elektronickým podpisem → odeslání e-mailem s automatickým textem;
- Ve formě EDI datové zprávy → odeslání přímo do systému odběratele.
Postup pro faktury přijaté
Naše řešení využívá propojení mezi systémem SAP a elektronickým archivem u obou podporovaných formátů (PDF, datový formát ISDOC). Při vložení došlé faktury do elektronického archivu jí systém přidělí automaticky číslo, pod kterým je následně evidována i v systému SAP. Na základě tohoto spojení je poté možné ze systému SAP do elektronického archivu přenášet jednotlivé statusy, které faktura má, až do svého konečného vyrovnání. V případě, že dojde ke stornu faktury v systému SAP, elektronický archiv automaticky zobrazí status storno. V následujícím textu je nastíněn postup procesu u obou formátů.
Faktura v PDF
- Příjem faktury e-mailem
- Uložení PDF do elektronického archivu a přidělení čísla status pořízeno
- Nepovinné schvalovací proces v elektronickém archivu ještě před zaúčtováním do SAP status schváleno
- Zaúčtování faktury v SAP status zaúčtováno
- Úhrada faktury automatickým platebním programem status vyrovnáno
- Zobrazení elektronického originálu faktury přímo ze systému SAP.
Faktura v datovém formátu (ISDOC)
- Příjem faktury přímo do elektronického archivu status pořízeno
- Automatický konfirmační email dodavateli o zařazení jeho faktury do zásobníku přijatých faktur
- Nepovinné schvalovací proces v elektronickém archivu ještě před zaúčtováním do SAP status schváleno
- Automatické předběžné pořízení faktury v SAP FI (režijní faktury) nebo SAP MM (faktury s objednávkou) status předběžně pořízeno
- Manuální kontrola, případné doplnění údajů a zaúčtování faktury status zaúčtováno
- Úhrada faktury status vyrovnáno
- Zobrazení elektronického originálu faktury přímo ze systému SAP
Automatické účtování přijaté faktury v datovém formátu může být založeno na následujících pravidlech:
- Při účtování ve vztahu k objednávce dodavatel eviduje číslo objednávky. Toto číslo je pak automaticky zařazeno do datové zprávy a slouží jako spojovací prvek pro zaúčtování faktury ve Vašem systému.
- Při účtování režijních faktur existuje v systému SAP ke každému fakturovanému materiálu dodavatele účetní předpis, který stanovuje účty, nákladová střediska, zakázky, apod.